LEAN Thinking: trasformare il proprio business con un approccio snello ed efficiente

Immagina di essere in un negozio di abbigliamento durante i saldi. I dipendenti sono ben coordinati, riforniscono gli scaffali con precisione, assistono i clienti con rapidità e le casse funzionano senza interruzioni. Ogni passaggio, dal rifornimento degli articoli alla gestione delle code, è progettato per offrire un’esperienza di acquisto fluida e piacevole, riducendo al minimo i tempi di attesa e gli sprechi. Questo è un esempio di come la Metodologia LEAN possa trasformare un processo di vendita in un sistema altamente efficiente. Vediamo insieme in cosa consiste questo approccio e come può essere applicato in ogni contesto.

La Metodologia Lean: un approccio innovativo

Le origini della Metodologia LEAN risalgono alle pratiche di produzione sviluppate da Toyota negli anni ’50 e da Taiichi Ohno, padre del celebre Toyota Production System (TPS).

L’elemento più importante della produzione è la continua eliminazione degli sprechi
Taiichi Ohno

Sebbene i principi e le tecniche fossero in uso già da allora, il termine “LEAN” è stato effettivamente coniato successivamente, negli anni ’80 e ’90, per descrivere l’approccio di Toyota al miglioramento continuo e alla riduzione degli sprechi.

Il pensiero di Taiichi Ohno, riassume infatti il concetto chiave su cui si basa questa visione: creare più valore per il cliente con meno risorse e meno sprechi.

I principi chiave della Metodologia LEAN

L’essenza di questo approccio risiede nella sua capacità di creare un sistema ottimizzato e orientato al cliente, attraverso un insieme di principi chiave che guidano ogni fase del processo produttivo e operativo.

1. Valore: identificare cosa costituisce valore ed è rilevante per il cliente. In un’agenzia di branding, questo potrebbe significare identificare gli elementi del brand più rilevanti per il pubblico di riferimento.

2. Flusso di valore: mappare tutti i passaggi necessari per creare e consegnare un progetto, identificando quelli che aggiungono valore e quelli che rappresentano sprechi.

3. Flusso: garantire che il lavoro fluisca senza interruzioni. Ad esempio, eliminare i cosiddetti colli di bottiglia nei processi creativi (ovvero quei punti di strozzatura che rallentano il workflow, causando ritardi e inefficienze), per garantire una consegna tempestiva.

4. Pull: produrre solo ciò che è richiesto dal cliente, evitando sovrapproduzione e risorse sprecate.

5. Perfezione: perseguire il miglioramento continuo, cercando costantemente modi per ridurre gli sprechi e migliorare l’efficienza.

Implementazione quotidiana

Implementare la Metodologia LEAN può sembrare una sfida, ma con i giusti strumenti e approcci, può diventare una parte integrante della cultura aziendale.

1. Organizzazione e standardizzazione: adottare il metodo 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) per mantenere un ambiente di lavoro organizzato e efficiente, vediamo come

• Seiri (Separare): eliminare ciò che non è necessario nell’ambiente di lavoro.
• Seiton (Sistemare): organizzare gli oggetti in modo da trovarli facilmente.
• Seiso (Pulire): mantenere pulito l’ambiente di lavoro per prevenire incidenti e migliorare la qualità.
• Seiketsu (Standardizzare): stabilire standard per mantenere ordine e pulizia.
• Shitsuke (Sostenere): promuovere la disciplina e l’abitudine di seguire i primi quattro principi. Un esempio molto pratico di azione di questo metodo potrebbe essere la creazione di un sistema per la gestione dei file digitali che riduca il tempo perso nella ricerca di documenti.
  

2. Kanban: utilizzare un sistema Kanban per visualizzare il flusso di lavoro e gestire i progetti in modo più efficiente. Kanban è una tecnica visiva che utilizza schede e bacheche per rappresentare le varie fasi di un processo lavorativo. Ogni scheda rappresenta un’attività o un elemento di lavoro, mentre la bacheca è suddivisa in colonne che rappresentano le diverse fasi del processo (ad esempio, “Da fare”, “In corso”, “Completato”). Questo può aiutare a mantenere il controllo sui progetti in corso e a garantire che tutte le risorse siano utilizzate in modo ottimale.

3. Kaizen: significa “cambiamento in meglio”, ed è il principio che promuove una cultura di miglioramento continuo che si basa sull’idea che piccoli miglioramenti quotidiani possano portare a gradi progressi nel lungo periodo, come ad esempio incoraggiare i dipendenti a proporre idee per migliorare i processi e ridurre gli sprechi è fondamentale. Questo può essere realizzato attraverso incontri regolari di team per discutere dei processi in corso, identificare aree di miglioramento e implementare nuove soluzioni.Un esempio di Kaizen in un’azienda potrebbe essere un workshop settimanale dove i team condividono le sfide incontrate e collaborano per trovare soluzioni innovative che migliorino l’efficienza del lavoro operativo (ed eventualmente creativo).

4. Feedback del cliente: ascoltare attentamente il cliente e integrare i suoi feedback in ogni fase di creazione del progetto, è essenziale per garantire che il prodotto finale soddisfi le loro aspettative. Questo può essere fatto attraverso sondaggi, interviste o sessioni di revisione con i clienti durante e dopo la consegna del progetto e aiuta a ridurre la necessità di revisioni e modifiche successive, risparmiando tempo e risorse, aumentando allo stesso tempo la soddisfazione del cliente.

5. Collaborazione e comunicazione: promuovere una forte collaborazione tra i vari team dell’azienda per garantire che tutti lavorino verso lo stesso obiettivo. L’uso di strumenti di comunicazione interna – come software di gestione dei progetti (ad esempio Trello, Asana o Slack), può aiutare a mantenere tutti informati e coordinati. Favorire incontri regolari tra i team per discutere i progressi, allineare gli obiettivi e risolvere eventuali problemi che potrebbero sorgere. La trasparenza nella comunicazione aiuta a creare un ambiente di lavoro più coeso e produttivo, dove ogni membro del team è consapevole del proprio ruolo e delle aspettative.

Applicazione pratica anche a contesti non “tradizionali”

Mentre la Metodologia LEAN è nata nel settore manifatturiero, i suoi principi possono essere applicati con successo anche nel settore dei servizi, come la logistica, il turismo, l’educazione, e persino le startup.

La Metodologia Lean Startup, sviluppata da Eric Ries, applica i principi LEAN al processo di creazione di nuove imprese. Questo approccio si concentra sulla rapida iterazione e sull’apprendimento validato per ridurre il rischio e migliorare le possibilità di successo di questa specifica categoria di imprese, che richiede accortezze specifiche come come la capacità di adattarsi rapidamente ai feedback del mercato, la gestione efficiente delle risorse limitate e l’uso di strumenti di analisi per misurare il progresso e fare aggiustamenti ancora più tempestivi.

Il modello trebarrasette

Adottare la Metodologia LEAN permette di costruire una cultura aziendale basata sul miglioramento continuo e sulla soddisfazione del cliente. In trebarrasette, ci impegniamo a incorporare questi principi nei progetti che realizziamo, garantendo che ogni progetto non solo soddisfi, ma superi le loro aspettative. Il successo nel mondo della comunicazione richiede un approccio snello e innovativo, e questo approccio offre gli strumenti e i principi necessari per raggiungere questo obiettivo.